Le 5S tout le monde en parle mais à quoi ça sert et comment l'appliquer

Le 5S est le Meilleur Outil pour résoudre durablement les problèmes les plus courants avec un investissement en temps et en argent mineur. C’est pour cette raison que c’est le premier outil d’amélioration qu’applique quasiment toutes les entreprises car il offre le meilleur retour sur investissement et de loin.

En bas de cette page, j’ai écrit un guide 5s gratuit PME qui explique comment mettre en place la méthode 5S de A à Z sans compétence particulière dans votre PME. En l’appliquant, vous allez être gagnant sur plus de points que vous pouvez l’imaginer.

À titre personnel, en plus de 25 ans d’expérience, j’ai mené beaucoup de 5S dans des grandes et petites entreprises. Par conséquent, je vous garantis que ma méthode est applicable dans n’importe quel PME quelque-soit sa taille et rapidement

Qu’est-ce que vous allez gagner en mettant en place le 5S ?

Dans 90% des PME on retrouve souvent les mêmes problèmes. L’application du 5S permet d’en résoudre la majorité d’où sa popularité.

Regardez, cette iceberg représente très probablement une bonne partie de vos problèmes du quotidien. Le bas de l’iceberg les causes racines majeurs de vos problèmes côté production et organisation. Le 5S va tout simplement supprimer une grande partie de ces causes racines et donc de réduire significativement et durablement vos problèmes du quotidien.

Exemple d’un cas concret que j’ai traité avec cet outil.

De façon générale, plus vous allez l’appliquer, plus vous allez obtenir ces gains :

augmentation de votre rentabilité,
amélioration de vos délais de livraison,
réductions de vos réclamations clients,
amélioration de la qualité de vie de vous et vos employés en réduisant le stress,
gagner de la surface,
gagner une belle image auprès de vos clients lors de leurs visites,
…

Dans les zones où le 5S aura été mis en place, les employés vont travailler plus vite sans s’en rendre compte car :

Ils travailleront moins dans le désordre.
Ils travailleront plus proprement.
Ils arrêteront des chercher des outils/pièces.
Ils ne feront plus de déplacement inutile.
Ils auront des outils qui dureront plus longtemps.
Ils seront heureux de venir travailler.
…

En résumé, en quoi consiste un 5S ?

Le 5S est une méthode simple et visuelle qu’on applique zone par zone qui vise à rendre chaque tâche plus fluide, plus rapide et plus agréable. Il repose sur cinq étapes :

Trier (éliminer ce qui est inutile).
Aménager et Ranger (placer chaque chose à sa place).
Nettoyer (assurer un environnement propre et sécuritaire).
Standardiser (définir des règles simples pour garder l’ordre).
Maintenir (ancrer de bonnes habitudes dans le temps).

Juste après , je vais vous présenter une solution complète, adaptée aux PME (moins de temps disponible, moins d’argent…) qui arrivera au même résultat ! Pour cela, je sors des standards des grandes entreprises pour vous faire gagner du temps et de l’argent sans sacrifier le résultat final.

On effectue ce travail zone par zone. Cette méthode est applicable sur les postes de travail, les fichiers informatiques, la documentation, les véhicules de chantier… Dans ce document je vais particulièrement aborder les postes de travail car c’est le plus complexe. Vous pourrez sans problème transférer les solutions vers d’autres situations.

Le guide pour réaliser votre 5S de A à Z dans votre PME

La méthode que je vais vous présenter est une version adaptée aux PME pour que cela prenne le moins de temps possible et coûte le moins cher possible pour un résultat optimum.

Aucune connaissance particulière sera nécessaire pour réussir votre 5S avec ce document.

Dans ce guide 5s gratuit pme j’ai aussi ajouté des étapes optionnelles que je trouve, par expérience, intéressantes à mettre en place en même temps qu’un 5S. À vous de choisir si vous voulez les appliquer en même temps ou pas.

Vous êtes prêts ? C’est parti !

Phase 1 : LA PRÉPARATION

Avant de commencer, c’est important d’expliquer à toute la société ce qu’est le 5S, pourquoi vous allez le faire, où et comment. Par conséquent la première étape consiste à faire une réunion avec tout le monde pour les convaincre de l’intérêt et ainsi obtenir leur adhésion pour éviter la résistance aux changements.

Pendant cette réunion vous allez présenter le power-point « Introduction au 5S » que je vais vous fournir gratuitement aussi. La présentation est totalement modifiable donc vous pourrez la personaliser comme mettre votre logo, mettre des photos de votre lieux de travail… En commentaire de chaque planche, il y aura tout ce qu’il y a à dire pendant cette réunion.

Cette présentation est découpée en trois parties :

La présentation du 5S
La définition de la zone de travail
La constitution de l’équipe

Pour cette réunion prévoir :

De quoi afficher la présentation
Des Post-it
Des crayons pour chacun des participants
Idéalement un tableau blanc et un crayon effaçable.

La définition des zones de travail

Voilà un point important où il ne faut surtout pas faire d’erreur pour le premier 5S.

Sur ce point, vous devez imposer des règles! Si vous cherchez à appliquer le 5S partout d’un coup, ce sera un échec garanti! Il faut y aller petite zone par petite zone. Une fois que vous aurez fait quelques petites zones, vous pourrez faire plus grand.

Pour avoir un ordre d’idée, 90% du temps, pour commencer, le mieux c’est de prendre :

1 à 3 petits postes de travail,
quelques allées de stockage,
un véhicule,
un bureau,
un type de document (exemple : facture).

Pour choisir la zone c’est simple! Il suffit juste de demander à tout le monde : « Où est-ce que vous perdez le plus de temps en déplacement et à trouver des outils/pièces/documents ? ». Demandez à chacun de noter leurs réponses sur des Post-it (une réponse par Post-it) et de les coller sur un mur/tableau.

Cette technique permet de faire « parler » tout le monde de façon égale car, par expérience, ce ne sont pas les plus bavards qui apportent forcément les meilleures réponses.

Cinq minutes après, lisez à voix haute les réponses et regroupez les réponses par secteur. Pendant ce regroupement, demandez à tout le monde ce qui ne va pas dans cette zone et écrivez les problèmes sous forme de liste par zone.

Une fois que tous les Post-it seront regroupés et les problèmes tous cités, ce sera le moment de prioriser les zones où vous allez implanter le 5S.

En général le nombre de Post-it par zone est un excellent indicateur de priorisation. Faites valider les priorités par l’ensemble des personnes présentes. La grande majorité du temps le classement fait consensus, si ce n’est pas le cas imposez la priorisation.

Ce travail commun sera votre base de travail pour tous les 5S que vous allez faire car il définit l’ordre des zones à traiter et les problèmes à y résoudre. Il est donc important de prendre en photo tout le tableau et la stocker précieusement.

Pour prioriser les zones, en fonction de votre environnement de travail, il peut être très intéressant de filmer en accélérer l’ensemble de l’atelier avec son téléphone posé en hauteur (sur une armoire par exemple) pendant 30 minutes – 1h00. On repère facilement les zones où il y a le plus de déplacement. Qui dit déplacement, dit perte de temps. C’est donc aussi un très bon moyen de savoir par où commencer.

La constitution de l’équipe

Pour les étapes suivantes, vous allez avoir besoin de constituer une petite équipe. Pour le premier 5S commencer par 4 personnes maximum. Pour les 5S suivants, vous pourrez prendre des zones plus grandes donc ajouter 2-3 personnes en plus. Au-delà de 6 personnes, on perd en efficacité.

Pour constituer l’équipe, c’est simple :

Vous avez initié le 5S donc vous faites automatiquement parti de l’équipe.
Au début de la réunion, vous avez demandé : « Qui a déjà travaillé dans des entreprises où le 5S était appliqué ? ». Bravo! Vous venez de mettre dans votre équipe la personne qui va proposer des solutions 5S éprouvées. Si personne n’a répondu, aucun problème j’ai une astuce.
Prenez le plus débrouillard et curieux de l’entreprise. C’est le gars qui est un bricoleur hors pair capable de tout faire.
Pour finir prenez une des personnes qui travaillent le plus dans la zone à optimiser. Prenez celle qui se plaint tout le temps, elle aura hâte d’améliorer son environnement de travail.

Vous allez voir qu’une fois le premier chantier terminé, les employés sur les autres zones auront hâte de commencer. Par expérience, une fois que cette culture est mise en place et mise en avant par tout le management, le déploiement du 5S se fait quasi tout seul. Pour cette raison, laissez à la disposition de tout le monde du matériel pour faire un 5S. J’ai déjà vu des assembleurs prendre l’initiative de faire du 5S pendant des périodes calmes de leurs propres initiatives.

Si vous n’avez personne qui a connu des environnements 5S, dans ce cas YouTube sera votre ami.

Vous connaissez le nom de vos concurrents ? Allez sur Youtube, tapez leurs noms dans la recherche et regardez leurs vidéos. Il y a souvent plein de bonnes idées à prendre.
Pour élargir vos recherches mettez le nom de votre activité/produit en anglais (pour avoir plus de choix) + « factory tour » comme par exemple « factory tour speaker ». Vous pourrez récupérer encore plus d’idées d’aménagement et même d’autres façons de faire les choses.

Vous voulez voir comment concrètement se passe un 5S pour les étapes suivantes, recherchez : 5s timelaps factory, 5s before and after, 5s implementation. Vous allez constater que ça ne respecte pas forcément ce que j’ai dit car là je vous décris une méthode dédiée aux PME.

Finaliser la préparation

Après la réunion, vous allez planifier deux demi-journées de travail avec l’équipe pour les étapes suivantes. Un bon plan est de faire le tri et le coup de jeune l’après-midi et le lendemain matin, la réflexion sur l’aménagement et le rangement à faire. Si ce n’est pas suffisant ajouter quelques demi-journées. Évitez de dépasser la demi-journée de travail sur ce genre d’activité car l’efficacité finit par se perdre. Les deux phases suivantes vont faire que la production va être ponctuellement arrêtée sur cette zone. Prenez en compte ce point pendant votre planification.

Prenez des photos de la zone où va se dérouler le 5S. L’objectif voir la différence avant et après.

Privilégier les activités où il faut réfléchir le matin et les activités physiques l’après-midi car ce sont les meilleures périodes pour le cerveau.

Phase 2 : LE TRI

Équipements nécessaires :

4 palettes ou bacs ou tout simplement du tape à peinture pour créer des zones pour identifier les 4 groupes d’objets.
Une poubelle
Des étiquettes d’identification
Crayons

L’objectif de cette étape est de se débarrasser de l’inutile qui prend de la place et complexifie inutilement le travail tous les jours.

Dans ce chapitre je vais utiliser le terme « objet » pour simplifier. Plus concrètement ce sont les outils, les machines, le mobilier, les pièces, les documents, bref tout ce que vous allez trouver dans la zone sans aucune limitation.

Ce tri se fait en équipe. Pour aller vite, la personne qui travaille le plus sur la zone se fait apporter tous les objets qu’il y a dans la zone et dit dans quelle catégorie les mettre. Dis autrement une personne décide et les autres manutentionnent les objets. Le classement doit prendre moins d’une minute par objet. En cas de litige c’est la personne qui travaille le plus dans la zone qui tranche. Si personne n’arrive à trancher rapidement, le mettre dans les objets douteux.

Les objets vont être mis dans 4 endroits qui correspondent aux 4 catégories suivantes :

Les objets nécessaires : Ce sont les objets que vous utilisez tous les jours ou très souvent. Ceux que vous devait avoir à porter de main en permanence
Les objets peu utilisés: Ce sont les objets que vous utilisez mais rarement. Ceux que vous devez trouver facilement quand vous en aurez besoin.
Les objets douteux : Ce sont les objets que vous n’arrivez pas à classer.
Les objets inutiles: Ce sont les objets que vous n’utilisez jamais ou cassé, ou obsolète ou en double.

Stocker les objets sur 4 palettes par exemple ou dans 4 bacs. L’idée est qu’à la fin du trie la zone soit vide pour partir d’une page blanche pour l’étape suivante.

Dans le tas d’objets inutiles, il peut en rester des fonctionnelles. Une partie est peut-être retournable à vos fournisseurs. Certains peuvent être laissés à disposition des employés pour leur usage personnel. Pour les objets de valeur, passez une annonce sur Market Place par exemple, c’est étonnant de voir ce qui peut se vendre. pour le cerveau.

Cas particulier des objets douteux

Prévoir un espace temporaire pour les objets douteux. Identifier les tous avec un papier comme ci-dessous. Définissez un responsable pour savoir si vous gardez ou pas cet objet.

Si aucune décision a été prise au bout d’un mois et que personne ne l’a utilisé, mettez-le à la poubelle.

Lien pour acheter des étiquettes comme celle en photo.

Mettre un coup de jeune

Équipements nécessaires :

Aspirateur
Chiffons
Produit dégraissant
Autres si mise en application des options

Juste après le tri vu que la zone est libre c’est le moment pour :

faire un bon ménage en profondeur,
redonner un coup de jeune,
rendre la zone plus facile à nettoyer,
améliorer l’éclairage.

Pour le ménage, pas besoin d’explication, frottez, récurez, aspirez. Commencez par le haut et finissez par le sol.

Si vous avez des machines qui commencent à avoir de l’âge un bon coup de dégraissage et de peinture donnera un coup de jeune.

Remettre en état les murs (OPTION conseillée)

En général après des années d’exploitation les murs ne sont pas en super état. Il y a souvent des trous, de tâches… C’est donc le bon moment pour boucher les fissures et de le repeindre.

Pour la peinture des murs, allez dans votre magasin de bricolage préféré et demandez de la peinture lessivable. Ce sera plus facile de nettoyer les murs une fois peint.

Si aucune décision a été prise au bout d’un mois et que personne ne l’a utilisé, mettez-le à la poubelle.

Plein d’études ont démontrées que les couleurs de la pièce avaient de l’influence sur le comportement au travail. Par conséquent ne choisissez pas la couleur au hasard. Dans le tableau ci-dessous je vous explique quelle couleur choisir, où la mettre et pourquoi.

Vous voulez avoir un aperçu du résultat final avant même de peindre. Installez « Dulux Valentine Visualizer » sur votre cellulaire. C’est une application qui permet de voir à quoi ressemblera le mur un fois peint en direct. Lien pour télécharger l’application

Remettre en état les sols (OPTION conseillée)

Comme pour les murs, les sols finissent par s’abimer et rendent compliqué le nettoyage. Plein de solutions sont possibles mais voilà celles que je conseille suivant mon expérience pour donner un coup de jeune au sol et le rendre plus facile à nettoyer.

Pour réduire les coûts, vous pouvez appliquer la peinture, le vernis et le plancher en interne.

Si le béton est très abimé (grosse fissures, imbibé d’huile, humide…), il faudra faire une couteuse remise en état pour que les produits tiennent durablement. Je vous conseille de vous faire conseiller par un professionnel dans ce cas.

Remettre en état les éclairages (OPTION conseillée)

Vu que vous avez de la place, c’est plus facile d’accéder aux éclairages :

si en bon état et adapté : le nettoyer
si en mauvais état ou inadapté : les changer surtout si vous n’êtes pas en LED le retour sur investissement sera de 2 ans environ et des crédits d’impôts peuvent être obtenus suivant certaines conditions.

Pour les éclairages de bureau et d’atelier, allez dans les magasins Guillevin, Lumen, Westco… Ils auront des éclairages bien plus adaptés que ceux vendus en magasin de bricolage. Ils sont souvent en mesure de venir voir et proposer une solution adaptée. Cependant, voilà les points essentiels à vérifier lors de l’achat :

Un CRI de 90 minimum pour une meilleure restitution des couleurs et du contraste.
La tension d’alimentation : attention les éclairages sont soit en 110V, soit en 347V à vous de vérifier. Si vous avez des soudeuses privilégiez le 347V car en 110V la durée de vie des leds est réduite en raison des parasites créés par les postes à souder.
Sa puissance en Watts qui est proportionnel à l’intensité d’éclairage
Son degré Kelvin, en ⁰K qui correspond à la « couleur » de la lumière. Exemple en photo ci-dessous.

Sachant cela, voilà les règles à appliquer pour choisir un éclairage adapté à chaque situation.

Pour les postes de travail qui nécessite un travail de précision ou de contrôle visuel, il est important d’ajouter un éclairage sur chaque poste de travail car plus le travail est précis, plus il faut de luminosité et monter en degré Kelvin. Préférez un éclairage diffusé sur une grande surface pour limiter les ombres. Prévoir 10W minimum et 5000K minimum

Phase 3 : LE RÉAMÉNAGEMENT

Bravo! Vous avez maintenant, une belle zone bien propre, lumineuse et plus facile à nettoyer. Il ne reste plus qu’à la réaménager pour obtenir son meilleur potentiel.

C’est la phase qui nécessite le plus de réflexion.

Vous venez de lire la Phase 1 et 2 . La préparation, le tri et la remise en état sont faites, votre équipe est prête à démarrer.

Les Phases 3 à 5 couvrent le réaménagement, le maintien et l’amélioration continue avec des exemples concrets, des liens vers le matériel recommandé et tous les documents dont vous avez besoin pour aller jusqu’au bout. Un guide 5s gratuit pme et complet. Recevez la suite complète gratuitement ainsi que le PowerPoint de présentation équipe et les fiches prêtes à l’emploi en laissant votre courriel ci-dessous. Après confirmation du mail vous recevrez automatiquement vos documents.